Miten järjestää turvallinen hybriditapahtuma?
To Do tapahtumat toimi tuotannosta vastaavana kumppanina viime lokakuussa Helsingin Kaapelitehtaalla järjestetyssä Biohacker Summit 2020 -tapahtumassa.
Biohacker Summit- tapahtumakonseptin takana oleva Biohacker Center BHC Oy on yksi To Do:n pitkäaikaisimpia asiakkaita, ja oli ilo ottaa haaste yhdessä vastaan turvallisen hybriditapahtuman järjestämisestä syksynä 2020. Kyseessä on yksi suurimmista biohackeroinnin vuosittain järjestettävistä tapahtumista maailmassa, ja tapahtuma kokosi nyt jo kymmenettä kertaa yhteen terveyden ja hyvinvoinnin optimoinnista kiinnostuneita yrityksiä, puhujia, esiintyjiä sekä kävijöitä.
Becoming a Resilient Being
Tapahtuma toteutettiin hybriditapahtumana: liveosallistujien lisäksi streemilipun kautta oli myös mahdollista seurata tapahtuman päälavan ja haastattelulavan ohjelmia.
Tapahtumassa vieraili kahden tapahtumapäivän aikana noin 550 kävijää/päivä, jonka lisäksi streemin ääreen kerääntyi myös tuhansia seuraajia. Tämän vuoden konferenssin teemana oli “Becoming A Resilient Being”. Koko tapahtuman ohjelmasisältö ja puhujat kietoutuivat tämän ajankohtaisen teeman ympärille jakaen tapahtumakävijöille tärkeää informaatiota tähän maailmanhetkeen.
Punaisena lankana tapahtuman suunnittelussa sekä ennakkotuotannossa oli ennen kaikkea järjestää turvallinen tapahtuma, säilyttäen kuitenkin tapahtuman hengen ja siihen oleellisesti kuuluvat osa-alueet ja elementit.
Turvallinen hybriditapahtuma
Turvallisuus- ja hygienianäkökulma otettiin huomioon kaikissa tapahtuman osa-alueissa aina tapahtuman pohjapiirroksen suunnittelusta ruoan tarjoiluun sekä mahdollisuuteen mitata ruumiinlämpö tapahtumaan saapuessa, yltäen tietenkin myös useaan järjestettyyn sivutapahtumaan. Turvallisuudesta huolehdittiin muun muassa seuraavin keinoin:
- Tavallista isompi ja väljempi tapahtumapaikka osallistujamäärään nähden
- Kaksi sisäänkäyntiä yhden sijaan
- Vapaaehtoinen ruumiinlämmön mittauksen mahdollisuus molemmilla sisäänkäynneillä
- Turvavälien noudattaminen kaikkialla tapahtuma-alueella. Turvaväleistä muistutettiin niin lattiatarrojen, julisteiden kuin tapahtumahenkilökunnan ja -vapaaehtoisten toimesta
- Vahva suositus kasvomaskin käyttöön niin tapahtuman henkilökunnalla kuin osallistujillakin. Kasvomaskeja oli myös myynnissä tapahtuma-alueella ja mm. tapahtuman vapaaehtoisille sekä puhujille ja artisteille tarjottiin kasvomaskit.
- Käsien desinfiointipisteitä ympäri tapahtumapaikkaa sekä tapahtumaa varten rakennetut ylimääräiset käsienpesupisteet.
- Kosketuspintojen säännöllinen desinfiointi koko tapahtuma-alueella niin yhteistyökumppaneiden, näytteilleasettajien kuin vapaaehtoisten toimesta
- Yksittäisistä, suljetuista annosboxeista tarjotut lounasannokset
- Koko tapahtuma-alueella käytössä ainoastaan korttimaksu, kontaktitonta lähimaksua suosien.
- Turvalliseen tapahtumaan ja sen toimiin koulutettu henkilökunta ja vapaaehtoiset
- Mahdollisuus seurata ja osallistua tapahtumaan etänä streemin kautta
Tapahtuma sai kiitosta turvallisista järjestelyistä ja Biohacker Summit -tapahtuman erityisestä hengestä, joka onnistuttiin loistavasti toteuttamaan ja saavuttamaan myös tänä vuonna erityistilanteesta huolimatta.
”Työskentely Jennan, Anna-Liisan ja tiimin kanssa on aina hyvin suunniteltua, tehokasta ja tuloksellista. Tarpeet otetaan huomioon ja vuosi vuodelta homma hioutuu. Useamman tapahtuman kokemuksella voimme suositella erittäin lämpimästi.”
Teemu Arina
Digitalisaation asiantuntija, Tietokirjailija & Biohakkeri
Kuvat: Remu Karhulahti & Atte Haapalahti
ANNA-LIISA NYLUND
Tuottaja
Anna-Liisa huolehtii niin tarkkuutta vaativien yritystapahtumien yksityiskohdista kuin johtaa isompien ulkotapahtumien tuotantoa varmalla otteella. Anna-Liisan taustat klassisen musiikin, festivaalien kuin kaupunkitapahtumien parissa tuovat tapahtumiimme laajaa näkemystä kuin kokemustakin kulttuurikentältä. Miten olisi, tehdäänkö klassisen musiikin festarit kaikille aisteille, jollaisia ei ennen ole nähty?
To Do tapahtumat
Leave a Reply
Want to join the discussion?Feel free to contribute!