TO DO TAPAHTUMAT OY TIETOSUOJASELOSTE
1. TO DO:N YHTEYSTIEDOT & REKISTERINPITÄJÄ
Nimi: To Do tapahtumat Oy
Y-tunnus: 2867115-6
Yhteyshenkilö: Jenna Ritala
Puhelinnumero: +358 40 736 6544
Sähköpostiosoite: jenna AT todotapahtumat.fi
www.todotapahtumat.fi
Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten To Do tapahtumat Oy (To Do, me) käsittelee toimintaansa liittyvien ja osallistuvien henkilöiden henkilötietoja. To Do käsittelee henkilötietoja EU:n tietosuoja-asetuksen GDPR:n ja muun soveltuvan tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla. Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on To Do:n toiminnan kehittäminen, markkinointi, tapahtumien järjestelyiden mahdollistaminen ja asiakassuhteiden hoitaminen, yhteydenpito ja esimerkiksi erilaisten kyselyiden tekeminen.
To Do tapahtumat Oy (To Do, me) käsittelee niin palveluiden kuin verkkosivujen yhteydessä saatavaa henkilödataa. Tässä tietosuojaselosteessa sanalla “Palvelut” viitataan niin Verkkosivuihimme (www.todotapahtumat.fi) , käytössä oleviin sosiaalisen median kanaviimme (Linkedin, Facebook, Instagram) kuin To Do:n tarjoamiin ja järjestämiin tapahtumiin ja palveluihin. Sanalla “Asiakas” ja “sinä” viitataan tässä tietosuojaselosteessa niin asiakkaisiin, tapahtumakävijöihin ja potentiaalisiin asiakkaisiin sekä Palveluidemme käyttäjiin.
Asiakkaidemme tapahtumat saattavat olla erillisen tietosuojaselosteen alaisia. Jos erillinen tietosuojaseloste on voimassa tietyn tapahtuman yhteydessä, se julkaistaan kyseisen tapahtuman yhteydessä.
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on rekisterinpitäjälle kuuluva oikeutettu etu käsitellä tietoja ja viestiä sidosryhmien yhteyshenkilöille heidän vastuualueeseensa liittyvistä asioista.
Tätä tietosuojaselostetta saatetaan ajoittain päivittää vastaamaan muuttunutta hyvää tietojenkäsittelytapaa tai muista vastaavista syistä.
2. KÄSITELTÄVÄT HENKILÖTIEDOT JA NIIDEN LÄHTEET
Keräämämme ja käsittelemämme henkilötiedot voidaan jakaa kahteen kategoriaan: Asiakastietoon ja Teknisesti kerättävään tietoon. Henkilötietoja kerätään rekisteröidyiltä itseltään ja julkisista lähteistä, kuten internetistä yritysten julkisilta verkkosivuilta, verkon yhteisöpalveluista tai muista vastaavista rekistereistä tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
Asiakastieto
Asiakastieto on henkilötietoa, joka on tavallisesti kerätty suoraan sinulta tai tuottamamme tapahtuman vastuulliselta järjestäjältä. Keräämme Asiakkailtamme Asiakastietoa eri tavoin, esimerkiksi heidän täyttäessään lomakkeita. Tällaisiin henkilötietoihin sisältyy mm:
yhteystiedot, kuten nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero
työtehtävään liittyvät tiedot, kuten tehtävänimike ja vastuualue
työnantajayritystä koskevat tiedot
tapahtumatiedot, kuten rekisteröidyn osallistuminen tilaisuuksiin
tiedot rekisteröidyn käyttämistä markkinoinnin sisällöistä, kuten viestien avaus- ja klikkaustiedot
Saatamme käsitellä myös muunlaista vapaaehtoisesti luovuttamaasi tietoa, kuten:
tietoa, jonka jaat ollessasi meihin yhteydessä puhelimitse, sähköpostitse tai chatin välityksellä
tapahtumaan liittyvät käytännön asiat; allergiat, saapumistiedot tai muut henkilökohtaiset Palveluidemme onnistumisen tukemisen kannalta olennaiset kysymykset. Verkostoitumistapahtumissa voimme pyytää laajempia tietoja verkostoitumispalvelun tarjoamiseksi.
Saatamme saada myös kolmansilta osapuolilta (kuten tapahtumantilaajilta, lippukaupoilta, verkostoitumispalveluista) joitain yllä mainittuja Asiakastietoja. Yllä mainitut tahot keräävät nämä tiedot esimerkiksi ilmoittautuessasi tapahtumaan tai ostaessasi tapahtumalipun.
Teknisesti kerättävä tieto
Saatamme automaattisesti kerätä seuraavanlaista Teknisesti kerättävää tietoa käyttäessäsi Palveluitamme:
Laitetieto. Keräämme seuraavat tiedot koskien Palveluiden käyttöön käyttämääsi teknistä laitetta:
laite ja laitteen tunnistusnumero, laitteen IMEI
maa, kaupunki
IP-osoite
selaimen tyyppi ja versio
käyttöjärjestelmä
internet-palveluntarjoaja
laitteesi mainostunniste
Käyttötieto
Keräämme lisäksi Palveluidemme käyttöäsi koskevaa tietoa, jollaista on esimerkiksi:
Palveluiden parissa käyttämäsi aika
vuorovaikutus Palveluidemme kanssa
verkkosivu, jolta siirryit Palveluumme, sekä verkkosivu, jolle siirryit Palvelustamme
kellonajat ja päivämäärät, jolloin olet käyttänyt Palvelujamme
vierailemasi Palveluiden osiot
Palveluissa käyttämäsi hakusanat
Evästeet
Asiakkaiden vieraillessa Palveluissamme keräämme ja tallennamme sekä Teknisesti kerättävää tietoa että muuta tietoa useilla eri tavoilla, esimerkiksi evästeiden ja verkkojäljitteiden avulla. Evästeet ovat laitteeseesi lähetettäviä ja tallentuvia pieniä tekstitiedostoja. Ne muistavat myös sivustolla aikaisemmin tekemäsi valinnat ja parantavat siten sivuston käyttökokemusta. Evästeiden avulla pystyy myös esimerkiksi tunnistamaan käyttäjän laitteet sekä mukauttamaan mahdollisia mainoksia sivuilla sekä mahdollisissa muissa palveluissa. Evästeet tai muut tekniikat eivät vahingoita käyttäjän päätelaitetta tai tiedostoja, eikä evästeitä voi käyttää ohjelmien käyttämiseen tai haittaohjelmien levittämiseen. Käyttäjää ei voida tunnistaa pelkkien evästeiden avulla.
3. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA OIKEUDELLISET PERUSTEET
Asiakasrekisteri
Asiakkuuden hoitaminen, To Do:n toiminnan ja toimintojen kehittäminen asiakkaiden palvelemiseksi. Tietojen käsittely perustuu asiakassuhteen hoitoon (oikeutettu etu).
Tapahtumarekisteri
Rekisteröityjen osallistuminen järjestämiimme maksuttomiin / maksullisiin tilaisuuksiin. Käsittely perustuu sopimukseen ja tapahtumaan liittyvään osallistumissuhteen hoidon ja suoramarkkinoinnin osalta oikeutettuun etuun. Käsittely perustuu oikeutettuun etuun.
Markkinointirekisteri
Markkinointiviestinnän hoitamiseen potentiaalisten asiakkaiden hankintaan. Sinulle voidaan työsähköpostiin lähettää sähköistä markkinointia. Kyse on tällöin yritykselle kohdistetusta markkinoinnista ja käsittely perustuu oikeutettuun etuun. To Do käsittelee henkilötietojasi ollakseen sinuun yhteydessä Palveluihimme ja niiden mahdollisiin muutoksiin liittyen.
Sosiaalinen media
Sosiaalisessa mediassa käytetään mm. Facebookin, LinkedInin, Twitterin, YouTuben ja Google-mainontaan tarkoitettuja työkaluja. Tietoja ei luovuteta eteenpäin vaan niitä käytetään taustatietoina ja niiden käsittelijänä on To Do tai tämän palkkaama markkinointitoimisto.
Lisäksi tietoja käytetään seuraaviin tarkoituksiin:
Palveluiden tarjoamiseksi (oikeudellinen peruste: sopimuksen täytäntöönpano ja oikeutettu etu). To Do käsittelee henkilötietojasi tarjotakseen sinulle käyttämiäsi Palveluita. Jos olet yhteydessä asiakaspalveluumme, käytämme antamiasi tietoja vastataksemme esittämiisi kysymyksiin ja ratkaistaksemme Palveluissamme kohtaamasi ongelmat.
Täyttääksemme lainmukaiset velvoitteemme (oikeudellinen peruste: lainmukaisen velvoitteen täyttäminen)
Voimme käsitellä tietoja hoitaaksemme ja täyttääksemme lainmukaiset velvoitteemme. Saatamme käsitellä tietoja täyttääksemme esimerkiksi kirjanpitovelvoitteemme sekä antaaksemme tietoja toimivaltaiselle viranomaisille kuten veroviranomaisille.
Korvausvaatimusten käsittelyssä ja oikeusprosesseissa (oikeudellinen peruste: oikeutettu etu)
To Do saattaa käsitellä henkilötietoja korvausvaatimusten käsittelyssä ja oikeusprosessien yhteydessä. Saatamme myös käsitellä tietoja ehkäistäksemme petoksia ja Palveluidemme väärinkäytöksiä sekä ylläpitääksemme keräämiemme tietojen, käyttämiemme järjestelmien sekä tietoverkon tietosuojaa.
Laadun parantamiseen ja trendianalyysin laatimiseen (oikeudellinen peruste: oikeutettu etu)
Saatamme käyttää Palveluiden käyttöäsi koskevia tietoja myös Palveluidemme laadun parantamiseen esimerkiksi analysoimalla muutoksia Palveluidemme käyttötavoissa. Varmistaaksemme sen, että Palvelumme vastaavat juuri sinun tarpeitasi, henkilötietoja voidaan käyttää esimerkiksi asiakastyytyväisyyskyselyiden toteuttamiseen. Mahdollisuuksien salliessa käytämme näissä tarkoituksissa ainoastaan yhdistelmätietoa, josta yksittäiset henkilöt eivät ole tunnistettavissa.
Käsittelyn oikeudelliset perusteet
To Do käsittelee henkilötietojasi täyttääkseen pakottavan lainsäädännön mukaiset velvoitteensa sekä sopimusvelvoitteensa sinun sopimuskumppaninasi. Käsittelemme henkilötietojasi lisäksi oikeutetun etumme nojalla yritystoimintamme harjoittamiseen, ylläpitämiseen ja kehittämiseen sekä asiakassuhteidemme hoitamiseen. Kun päätämme käyttää tietojasi oikeudellisen etumme perusteella, punnitsemme omia etujamme suhteessa sinun yksityisyyden suojaasi, jonka huomioimme tarjoamalla sinulle esimerkiksi mahdollisuuden kieltäytyä helposti markkinointiviestinnästämme. Palveluiden joissain osissa sinulta saatetaan pyytää suostumusta henkilötietojesi käsittelyyn. Näissä tapauksissa sinulla on milloin tahansa oikeus perua aikaisemmin antamasi suostumus.
4. KANSAINVÄLISET TIETOJEN SIIRROT EUROOPAN ULKOPUOLELLE
To Do säilyttää henkilötietojasi ensisijaisesti Euroopan talousalueen sisällä. Huolehdimme siitä, että Asiakkaidemme henkilötiedot suojataan asianmukaisella tavalla kaikissa niissä maissa, joissa niitä käsitellään.
5. VASTAANOTTAJAT
Jaamme henkilötietojasi ainoastaan To Do tapahtumien -organisaation sisällä ja ainoastaan siten kuin on kohtuudella tarpeen tässä tietosuojaselosteessa esitettyjen käyttötarkoitusten perusteella. Emme jaa henkilötietojasi To Do tapahtumien ulkopuolisille kolmansille osapuolille, ellei joku seuraavista tilanteista ole käsillä:
Tietoja käytetään tässä tietosuojaselosteessa esitettyyn tarkoitukseen tai toimitetaan valtuutetulle palveluntarjoajalle
Siltä osin kuin meidän täytyy antaa kolmansille osapuolille pääsy henkilötietoihin pystyäksemme tarjoamaan Palveluitamme, annamme tällaisille kolmansille osapuolille tietosi käsiteltäviksi meidän puolestamme. Saatamme lisäksi antaa henkilötietosi puolestamme käsiteltäviksi meille palveluja tarjoaville valtuutetuille palveluntarjoajille (mukaan lukien tietojen säilytys-, kirjanpito-, myynti- ja markkinointipalvelut).
To Do on toteuttanut asianmukaiset sopimusoikeudelliset ja organisatoriset toimenpiteet varmistaakseen, että kolmansien osapuolten käsitellessä tietojasi To Do:n puolesta niitä käytetään ainoastaan tässä tietosuojaselosteessa eriteltyihin tarkoituksiin ja että niitä käsitellään voimassaolevien lakien ja asetusten mukaisesti sekä antamiamme ohjeita, soveltuvia salassapitovelvollisuuksia sekä tarvittavia turvajärjestelyjä noudattaen.
Huomioithan kuitenkin, että antaessasi henkilötietojasi suoraan kolmannelle osapuolelle, esimerkiksi linkin kautta, sovelletaan niiden käsittelyssä tämän kolmannen osapuolen omia tietosuojakäytäntöjä.
Tietoja käytetään oikeudellisissa tarkoituksissa tai oikeusprosesseissa
Saatamme jakaa henkilötietojasi To Do:n ulkopuolisten kolmansien osapuolten kanssa, jos uskomme, että pääsy henkilötietoihin ja niiden käyttö on kohtuudella tarpeen: (i) voimassaolevien lakien sekä asetusten ja/tai tuomioistuimen antaman määräyksen täyttämiseksi; (ii) väärinkäytösten, rikosten sekä teknisten häiriöiden ja tietoturvaongelmien havaitsemiseksi ja ehkäisemiseksi; ja/tai (iii) voidaksemme taata To Do tapahtumien ja sen Asiakkaiden turvallisuuden ja omaisuuden suojan sekä yleisen edun toteutumisen. Ilmoitamme sinulle suoraan tällaisesta tietojen käsittelystä, jos se on kyseisessä tapauksessa mahdollista.
Tietoja käytetään nimenomaisella suostumuksellasi
Saatamme jakaa henkilötietojasi To Do:n ulkopuolisten kolmansien osapuolten kanssa, jos meillä on nimenomainen suostumuksesi toimia niin. Sinulla on koska tahansa oikeus peruuttaa antamasi suostumus.
6. SÄILYTYSAIKA
To Do ei säilytä henkilötietojasi pidempään kuin mitä laissa on sallittu ja mikä on Palveluiden tarjoamisen tai niiden olennaisten osien kannalta tarpeellista. Säilytysajan pituus riippuu tietojen luonteesta ja niiden käsittelyn tarkoituksesta. Enimmäisaika saattaa siten vaihdella käyttötarkoituksen mukaan.
Säilytämme kuitenkin sähköpostiosoitettasi suoramarkkinointitarkoitukseen toistaiseksi, jos olet antanut meille suoramarkkinointia koskevan suostumuksen. Jos myöhemmin kiellät suoramarkkinoinnin, poistamme muut suoramarkkinoinnin tilaukseen liittyvät tiedot, mutta säilytämme tiedon siitä, että olet kieltänyt meitä lähettämästä sähköistä suoramarkkinointia, jotta voimme varmistua kiellon noudattamisesta.
Säilytämme Verkkosivujemme vierailijoihin liittyvää Teknisesti kerättävää tietoa 14 kuukautta.
7. OIKEUTESI
Oikeus tietojen tarkastamiseen
Sinulla on oikeus päästä käsiksi tai saada kopio käsittelemistämme sinua koskevista tiedoista. Saatamme kieltäytyä tarjoamasta sinulle kopiota tiedoistasi, jos tällainen menettely vaarantaisi muiden oikeuksia ja vapauksia.
Oikeus peruuttaa suostumus
Jos henkilötietojen käsittely perustuu Asiakkaan antamaan suostumukseen, Asiakas voi koska tahansa peruuttaa antamansa suostumuksen. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista suoritetun henkilötietojen käsittelyn laillisuuteen.
Oikeus oikaista tietoja
Sinulla on oikeus saada tallentamamme sinua koskevat väärät tai vaillinaiset henkilötiedot korjatuiksi tai täydennetyiksi.
Oikeus tietojen poistamiseen
Voit myös pyytää meitä kokonaan poistamaan sinua koskevat henkilötiedot järjestelmistämme. Toteutamme tällaisen pyynnön, ellei meillä ole oikeudellista perustetta olla poistamatta tietoja.
Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä
Sinulla on oikeus henkilökohtaisen erityistilanteen perusteella vastustaa oikeutettuun etuumme perustuvaa henkilötietojesi käsittelyä. Me noudatamme vaatimustasi, ellei meillä ole oikeudellista perustetta toimia toisin. Vastustaessasi henkilötietojesi myöhempää käsittelyä Palveluidemme käyttömahdollisuudet saattavat osaltasi kaventua.
Oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä
Voit vaatia meitä rajoittamaan henkilötietojesi käsittelyä esimerkiksi tietojesi poiston tai niiden oikaisun aikana ja/tai silloin, kun meillä ei ole oikeudellista perustetta tietojesi käsittelyyn. Tämäkin voi vähentää Palveluidemme käyttömahdollisuuksia osaltasi.
Oikeus tietojen siirtämiseen
Sinulla on oikeus saada kaikki henkilötietosi jäsennellyssä ja yleisesti käytetyssä muodossa. Tämän jälkeen sinulla on oikeus itsenäisesti siirtää kyseiset tiedot kolmannelle osapuolelle.
Miten voit käyttää oikeuksiasi
Annettuja oikeuksia ottamalla meihin yhteyttä joko kirjeitse tai sähköpostilla aiemmin esitettyihin osoitteisiin. Viestin tulee sisältää seuraavat tiedot: Asiakkaan koko nimi, osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero. Voimme tarvittaessa pyytää lisätietoja pystyäksemme vahvistamaan Asiakkaan henkilöllisyyden. Saatamme hylätä vaatimukset, jotka ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia.
8. SUORAMARKKINOINTI
Asiakkaalla on oikeus vastustaa ja kieltää meitä käyttämästä henkilötietojaan suoramarkkinointiin, markkinatutkimukseen ja suoramarkkinointitarkoituksessa tehtävään profilointiin ottamalla yhteyttä yllä esitettyihin osoitteisiin tai käyttämällä suoramarkkinointiviestien yhteydessä tarjottavaa viestien tilauksen peruuttamismahdollisuutta. Jos vastustat henkilötietojesi käyttämistä suoramarkkinointitarkoituksissa, ei niitä enää käytetä tällaisiin tarkoituksiin.
9. VALITUKSEN TEKEMINEN
Jos Asiakas pitää henkilötietojen käsittelyprosessiamme voimassaolevan tietosuojalainsäädännön vastaisena, voi hän tehdä valituksen paikalliselle valvontaviranomaiselle. Suomessa valvovana viranomaisena toimii Tietosuojavaltuutettu (www.tietosuoja.fi).
10. TIETOTURVA
Käytämme hallinnollisia, organisatorisia, teknisiä sekä fyysisiä varotoimenpiteitä suojataksemme henkilötietoja, jotka keräämme ja joita käsittelemme. Näihin toimenpiteisiin kuuluvat mahdollisuuksien mukaisesti esimerkiksi salaus, pseudonymisointi, palomuurit, turvalliset säilytystilat sekä järjestelmät, jotka on suojattu rajoitetuin pääsyoikeuksin. Turvatoimemme on suunniteltu takaamaan käsittelyjärjestelmiemme jatkuva luottamuksellisuus, eheys, käytettävyys ja vikasietoisuus sekä mahdollisuus tietojen palautukseen asianmukaisella varmuudella.
Mikäli turvatoimistamme huolimatta tapahtuu sellainen tietoturvaloukkaus, jolla todennäköisesti on negatiivisia vaikutuksia Asiakkaidemme yksityisyyteen, tiedotamme tietoturvaloukkauksesta niin asiaan liittyviä Asiakkaita kuin voimassaolevan tietosuojasääntelyn niin vaatiessa myös asianmukaisia viranomaisia heti, kun se on mahdollista.